沖縄県那覇市 旭橋駅【スキャンサービス沖縄那覇店】

原本破棄

• 電子化された伝票データが適切に保存され管理されていることを確認した後、紙の原本は破棄（契約書除く）することができます。（電帳法上は契約書も廃棄可だが、民事訴訟法上電子データはコピー扱いのため、重要度の高い書類は保存が必要。）
  適切なタイミングで紙の原本を破棄するため、社内の書類管理ポリシーに従い、破棄が必要な書類のリストを作成しないといけません。
  また、原本を保管しておく必要がある書類については、適切な保管場所を確保し、アクセス制限を設定しないといけません。freee文書保存などのクラウドデータ保存サービスを使うなど、バックアップが確立（保証）されていることを確認し、社内のスタッフにも周知しておく必要があります。
• 【書類管理ポリシー策定】
  社内で書類管理ポリシーを策定し、スタッフ全員に周知。ポリシーには、電子化された書類の取り扱い、紙の原本の保管や破棄方法などを含めないといけません。
  また、責任者や担当者を明確にし、書類管理に関する疑問や問題が発生した際の対応策を明記しないといけません。
• 【原本保管場所・アクセス制限】
  原本保管場所を設定し、必要な書類のみ保管するようにし、保管場所は、防火・防湿対策が整った場所が望ましいです。
  また、アクセス制限を設定し、必要なスタッフのみがアクセスできるようにしないといけません。アクセスログを残すことで、書類の管理状況が把握できるようにすることも必要です。
   

大変度★★★★★
選定導入日数：1～2ヵ月

ゴール：書類の保管場所が削減でき、データの信頼性が維持されます。